Un plan de continuidad de negocio (PCN o BCP por Business Continuity Plan), también conocido como plan de continuidad operativa o plan de contingencia, es un conjunto de estrategias y acciones diseñadas para asegurar que una organización pueda continuar funcionando de manera efectiva y minimizar el impacto de eventos disruptivos o desastres que puedan afectar su operación normal.

Los eventos que podrían requerir la activación de un PCN incluyen desastres naturales, como terremotos, inundaciones o huracanes, ciberataques, incendios, pandemias, interrupciones en la cadena de suministro, entre otros.

¿Qué es un plan de continuidad de negocio?

El PCN debe ser un documento estructurado y completo que incluya una evaluación detallada de riesgos, un análisis de impacto en el negocio, una estrategia de respuesta, planes de recuperación y de comunicación, roles y responsabilidades del personal, así como mecanismos para revisar y mantener actualizado el plan en función de los cambios internos y externos que afecten a la organización.

Su objetivo principal es permitir que la empresa se recupere rápidamente y siga operando, o al menos mantenga funciones críticas, en situaciones adversas o emergencias. Para ello debe enfocarse en identificar y evaluar los riesgos y amenazas que podrían afectar a la organización. Una vez realizado ese punto hay que desarrollar las estrategias necesarias para prevenir, mitigar y responder eficazmente a esos eventos.

Importancia de contar con un plan de continuidad de negocio

Un PCN bien diseñado puede ayudar a proteger la reputación de la empresa, minimizar pérdidas financieras, garantizar la seguridad de los empleados y mantener la confianza de los clientes, socios y otras partes interesadas. Es una herramienta esencial para la gestión de riesgos y la resiliencia empresarial. Cada organización debe adaptar su plan de continuidad a sus necesidades y características específicas, considerando los riesgos a los que está expuesta y las operaciones críticas que no pueden detenerse en ninguna circunstancia.

Aunque en algunos sectores y países la existencia de un PCN puede ser un requisito legal o regulatorio para operar, razones como garantizar la continuidad de ingresos o proteger la cadena de suministro hacen que contar con un PCN sea de suma importancia para cualquier organización.

Es fundamental que todas las partes interesadas, desde la alta dirección hasta los empleados, estén familiarizadas con el PCN y se realicen periódicamente pruebas y/o ejercicios para asegurar que el plan esté actualizado y sea efectivo en situaciones de crisis. De esta manera se minimiza el impacto de las interrupciones, ya que permite a la empresa anticiparse y prepararse para los eventos adversos, evitando pérdidas financieras significativas.

Gracias a ello, la empresa demuestra su capacidad de respuesta y compromiso con sus clientes, proveedores y otras partes interesadas, lo que contribuye a mantener su reputación positiva. También asegura el bienestar de los empleados durante situaciones de emergencia, lo que crea un ambiente de trabajo seguro y protege al personal.

Características de un plan de continuidad de negocio eficaz

Si bien es imposible predecir todos los eventos que podrían afectar a una organización, para que un PCN sea eficaz y asegurar así el éxito y capacidad de respuesta ante situaciones de crisis de una organización debe de incluir:

• Una meticulosa evaluación de riesgos y sus análisis de impacto, para enfocar los esfuerzos en las áreas más vulnerables y priorizar las acciones necesarias. Esta evaluación debe de estar continuamente en revisión
• Un plan de respuesta a emergencias detallado que establezca los procedimientos específicos y claros para responder adecuadamente ante situaciones de crisis es crucial. Este plan debe incluir la activación de equipos de respuesta, la coordinación de esfuerzos y la toma de decisiones efectivas en momentos de emergencia.
• Un plan sólido para la recuperación de las operaciones y funciones esenciales del negocio después de una interrupción es fundamental. Debe definir las estrategias y los pasos a seguir para restablecer gradualmente las actividades y minimizar el tiempo de inactividad.

¿Qué fases se han de tener en cuenta al elaborar un plan de continuidad de negocio (PCN)

Al elaborar un PCN, es importante seguir un enfoque estructurado y sistemático que abarque diversas fases para garantizar que el plan sea completo y efectivo.

Evaluación de riesgos

El PCN debe incluir una evaluación exhaustiva de los riesgos que pueden afectar a la organización, considerando tanto amenazas internas como externas. Hay que realizar un análisis detallado en el que se identifique las funciones y operaciones críticas para el negocio, así como los posibles impactos financieros y operativos en caso de interrupciones. Estos riesgos hay que priorizarlos para centrar los esfuerzos en aquellos más críticos y probables.

Análisis de impacto

Esta etapa es crucial para la creación del plan. Su objetivo principal es entender cómo afectaría al funcionamiento de la organización los diferentes escenarios encontrados en la fase anterior.

Para ello lo primero es identificar cuáles son las funciones y procesos esenciales de la empresa, incluyendo todos los departamentos, y establecer para cada una de ellas el tiempo máximo de inactividad y analizar las dependencias entre las diferentes funciones y procesos.

También es imprescindible cuantificar las pérdidas potenciales asociadas a la interrupción, como pueden ser, pérdidas de ingresos, costes adicionales, penalizaciones contractuales, …

Una vez identificado lo anterior, hay que desarrollar los escenarios específicos para ilustrar cómo los riesgos evaluados pueden afectar a las funciones críticas. Facilitando así la comprensión y planificación de las etapas siguientes.

Documentación

Con miras a las siguientes fases es importante realizar dos documentos clave: Informe de evaluación de riesgos y Perfiles de Funciones Críticas, donde se vinculen los riesgos con las funciones y los impactos.

Estrategias de prevención y mitigación

Esta etapa consiste en desarrollar medidas para reducir la probabilidad de que ocurran los eventos disruptivos y minimizar así su impacto negativo en nuestra organización. Se deben proporcionar procedimientos específicos y detallados para cada situación de crisis identificada, incluyendo pasos a seguir, roles y responsabilidades del personal y acciones a tomar. Se recomienda ser flexible en los procedimientos para así poder adaptarse a situaciones cambiantes.

Plan de respuesta a emergencias

El plan de respuesta es una parte integral de un PCN y se centra en las acciones específicas que se deben tomar cuando ocurre una interrupción. Incluyendo la activación de equipos de respuesta, las comunicaciones tanto internas como externas, la coordinación de esfuerzos y la toma de decisiones efectivas en momentos de emergencia.

En esta fase se incluyen también la realización de simulacros periódicos para la evaluación del plan de respuesta y la mejora continua.

Plan de recuperación

El plan de recuperación se centra en las estrategias y procedimientos para restaurar las operaciones normales después de que una interrupción haya ocurrido. El primer paso es tener claros los objetivos de recuperación para establecer metas cuantificables en términos de tiempo, datos y funcionalidad. En él hay que definir las funciones críticas en función de su importancia, para así priorizar su recuperación en consecuencia. Para ello hay que enumerar los recursos necesarios para la recuperación, estableciendo prioridades según la criticidad, y desarrollar los procedimientos para la recuperación de cada función crítica, especificando como se realizará la restauración de los sistemas informáticos y la integridad de los datos, utilizando copias de seguridad o sistemas redundantes.

También hay que definir los roles y las responsabilidades del personal encargado de la recuperación, establecer protocolos de comunicación y coordinación tanto para socios, como para clientes y proveedores, así como de información y formación para el personal.

Al igual que en el plan de respuesta a emergencias, en el plan de recuperación también hay que realizar pruebas regulares para asegurarnos de que los procedimientos son efectivos y eficientes, por ello es importante documentar todas las acciones efectuadas durante el proceso de recuperación para la mejora continua.

Al seguir estas fases, se logra un PCN sólido y completo que ayuda a la organización a estar preparada para enfrentar situaciones de crisis y mantener su funcionamiento en circunstancias adversas.